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Qu’est-ce que digitaliser son entreprise ?<\/h2>\n
Digitaliser son entreprise, c’est transformer des t\u00e2ches r\u00e9alis\u00e9es sur papier, dans des cahiers ou dans des fichiers dispers\u00e9s en processus num\u00e9riques, centralis\u00e9s et accessibles aux bonnes personnes. Il ne s’agit pas seulement d’avoir un site web : la digitalisation touche aussi la facturation, les stocks, le suivi des clients, la gestion du personnel ou le classement des documents.<\/p>\n
On parle souvent de deux niveaux :<\/p>\n
- \n
- la num\u00e9risation<\/strong> : passer du papier au fichier (scanner, saisir, classer) ;<\/li>\n
- la digitalisation<\/strong> : repenser le processus lui-m\u00eame pour qu’il se fasse directement en ligne, sans double saisie.<\/li>\n<\/ul>\n
\u00c9tape 1 : faire l’\u00e9tat des lieux<\/h2>\n
Avant de choisir un outil, listez les activit\u00e9s de l’entreprise et la fa\u00e7on dont elles sont g\u00e9r\u00e9es aujourd’hui. Pour chacune, posez trois questions :<\/p>\n
- \n
- Combien de temps cette t\u00e2che prend-elle chaque semaine ?<\/li>\n
- Combien de personnes y participent, et comment l’information circule-t-elle entre elles ?<\/li>\n
- Quelles erreurs ou pertes se produisent r\u00e9guli\u00e8rement (factures oubli\u00e9es, stocks faux, documents introuvables) ?<\/li>\n<\/ul>\n
Cet \u00e9tat des lieux fait souvent appara\u00eetre deux ou trois points de blocage qui co\u00fbtent beaucoup plus que les autres. Ce sont eux qu’il faut traiter en premier.<\/p>\n
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Exemples de services \u00e0 digitaliser \u2014 capture : ccntechnologies.com<\/figcaption><\/figure>\n \u00c9tape 2 : choisir un premier chantier<\/h2>\n
Pour digitaliser son entreprise sans se d\u00e9courager, mieux vaut commencer petit. Choisissez un seul service, celui qui apportera un gain visible rapidement. Les premiers chantiers les plus fr\u00e9quents sont :<\/p>\n
- \n
- la facturation et le suivi des paiements ;<\/li>\n
- la gestion des stocks et des commandes ;<\/li>\n
- le fichier clients et le suivi des demandes ;<\/li>\n
- le classement et la recherche des documents.<\/li>\n<\/ul>\n
Un premier succ\u00e8s rassure l’\u00e9quipe et facilite la suite du projet.<\/p>\n
\u00c9tape 3 : d\u00e9finir ce que l’outil doit faire<\/h2>\n
D\u00e9crivez, avec les personnes qui utiliseront l’outil, ce qu’il doit permettre au quotidien : qui saisit quoi, qui valide, quels documents sortent (devis, factures, bons de livraison), quels chiffres le dirigeant veut voir. Plus cette description est pr\u00e9cise, plus la solution sera adapt\u00e9e.<\/p>\n
C’est aussi le moment de d\u00e9cider si un logiciel standard suffit ou si une solution sur mesure est pr\u00e9f\u00e9rable. Un logiciel standard convient quand votre fa\u00e7on de travailler correspond \u00e0 celle qu’il pr\u00e9voit ; une solution sur mesure s’impose quand votre activit\u00e9 a des particularit\u00e9s importantes.<\/p>\n
\u00c9tape 4 : mettre en place progressivement<\/h2>\n
La mise en place se passe mieux par \u00e9tapes : un service, puis un autre. Pr\u00e9voyez la reprise des donn\u00e9es existantes (listes de clients, articles, soldes), une p\u00e9riode o\u00f9 l’ancien et le nouveau syst\u00e8me coexistent, et un temps pour que chacun prenne ses rep\u00e8res.<\/p>\n
\u00c9tape 5 : mesurer et ajuster<\/h2>\n
Apr\u00e8s quelques semaines, comparez avec l’\u00e9tat des lieux : le temps pass\u00e9 a-t-il diminu\u00e9 ? Les erreurs sont-elles moins fr\u00e9quentes ? Les informations sont-elles disponibles plus vite ? Ces r\u00e9sultats guident le chantier suivant.<\/p>\n
Les erreurs \u00e0 \u00e9viter<\/h2>\n
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- Vouloir tout digitaliser en m\u00eame temps.<\/li>\n
- Choisir un outil avant d’avoir compris ses propres besoins.<\/li>\n
- Oublier les utilisateurs : un outil que l’\u00e9quipe n’utilise pas ne sert \u00e0 rien.<\/li>\n
- N\u00e9gliger la s\u00e9curit\u00e9 et la sauvegarde des donn\u00e9es de l’entreprise.<\/li>\n<\/ul>\n
Digitaliser son entreprise : ce qu’il faut retenir<\/h2>\n
Digitaliser son entreprise est un projet progressif. On part de l’existant, on traite d’abord ce qui fait perdre le plus de temps, puis on avance service par service. La technologie vient ensuite, au service de votre organisation, et non l’inverse.<\/p>\n
Pour prot\u00e9ger les informations de vos clients et de votre entreprise pendant ce projet, la CNIL publie un guide de la s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es<\/a> utile \u00e0 toute organisation.<\/p>\n
- la digitalisation<\/strong> : repenser le processus lui-m\u00eame pour qu’il se fasse directement en ligne, sans double saisie.<\/li>\n<\/ul>\n